Projekt Management – in 7 Schritten zum Erfolg

Projekt Management kann anstrengend und zeitraubend sein. Mit ein paar einfachen Regeln, kann man allerdings sehr schnelle Fortschritte machen und die definierten Milestones erreichen. Warum schaffen es dann so viele Unternehmen nicht Projekte anständig und kurzfristig in die Tat umzusetzen? Viel wichtiger für uns als Unternehmer: Was müssen wir bei unseren Projekten beachten? In den meisten Fällen, die ich erlebt habe, liegt es an der Struktur. Die Projekte waren von Anfang an zum scheitern verurteilt oder noch schlimmer sie wurden vom Vorstand bzw. vom Management bewusst eingesetzt um den Angestellten eine kleine (wichtige) Zusatzaufgabe zu geben, mit der sie sich profilieren können – die aber nie in die Tat umgesetzt werden kann. In mittelständischen bzw. grösseren Unternehmen werden regelmäßig Projektgruppen gebildet um eine neue Strategie zu entwickeln, einen neuen Markt zu recherchieren oder die interne Struktur mal wieder zu überarbeiten. Egal um welches Projekt es geht hier sind ein paar grundlegende Faktoren, die gegeben sein sollten, um sicherzustellen das etwas aus dem Projekt werden kann:

 

1. Planung
Zunächst einmal sollte das Ziel klar definiert werden. Bei einigen Projekten kann es sein, dass ein Ziel vorgegeben ist; allerdings ist es auch dann noch wichtig, dass Ziel möglichst genau zu erörtern. Im englischen gibt es den schönen Satz: „Who fails to plan, plans to fail“. Was ist also das genaue Ziel? Was muss gegeben sein, damit man sagen kann, dass das Ziel erreicht ist? Die Planung sollte dann zunächst mit einem Brainstorming in einer kleinen Runde anfangen. Ideen werden gesammelt, diskutiert und anschliessend als Zielvereinbarungen festgehalten. Wer will, kann diesen Schritt mit dem Grundriss von einem Haus vergleichen. Wir wissen bereits, dass das Haus 150m2 gross sein soll, 2 Bäder hat und 3 Schlafzimmer hat. Es hat einen Garten und eine Garage, sowie 2 Etagen. – Das Bild, dass ihr jetzt gerade vor Augen habt, sollte für jedes neue Projekt entstehen – bevor die Arbeit überhaupt angefangen hat.

2. Milestones
Ich bin absolut kein Freund von langweiligen und endlosen Power-Point Präsentationen. Noch wenig Freund bin ich von Milestone-Grafiken in Präsentationen. Dennoch ist es wichtig die Milestones zu definieren und anhand von Daten festzulegen. Jedes grössere Projekt sollte mehrere Milestones haben, die auch als kleine Pausen zu sehen sind. Es ist zwischendurch äusserst wichtig sich zu Fragen, wo man mit seinem Projekt steht und wie es weiter gehen soll. Milestones sind aber auch wichtig um Verantwortungen festzulegen. (Dazu unter Decision Makers mehr.) Ein weiteres Argument für Milestones neben der Erfolgs- bzw. Misserfolgsbeurteilung ist die Kosten- und Zeitanalyse. Projekte kosten Geld (wenn auch meistens in Arbeitszeit ausgedrückt) und sind per se zeitaufwendig, es ist daher sehr wichtig neben einem klar definierten Endziel mehrere Zwischenziele zu haben.

3. Hierarchie
Bei grösseren Projekten an denen mehrere Leute arbeiten, muss es eine gewisse Hierarchie geben. Allerdings stehen neue Projekte oft im Zusammenhang mit kreativer Arbeit und diese wird durch hierarchische Strukturen in vielerlei Hinsicht eingeschränkt bzw. zerstört. Deshalb sollte es einen Projekt-Manager geben, der die letzte Entscheidung trifft. Alles weitere ist unnötig. Man sollte klar stellen, dass Hierarchien die im Unternehmen bestehen (Abteilungsleiter vs. Angestellter etc) nicht für die Projektgruppe zutreffend sind. Leute mit Ego-Problemen haben in Projekten nichts verloren. Während es für die Unternehmer unter uns keine Rolle spielt, sich bei neuen Projekten zu profilieren, müssen viele Angestellte dies leider noch lernen. Bei grösseren Projekten, an denen mehrere Leute mitarbeiten, ist Teamfähigkeit erfordert.

4. Decision Makers
Wie bereits geschildert, sollte es eine flache Hierarchie geben, die mit der Unternehmenshierarchie nicht unbedingt etwas zu tun hat. Allerdings sollte das nicht mit Chaos oder Anarchie verwechselt werden. Bei grösseren Projekten gibt es bestimmte Aufgaben und Bereiche die in der Planung bzw. in den Milestones definiert wurden. Für diese einzelnen Arbeitspakete sollten anschliessend Decision Makers festgelegt werden. Diese tragen die Verantwortung für bestimmte Phasen oder Bereiche in einem Projekt. Wer sich profilieren will – here is your Chance!

5. Know-How
Jedes Projekt-Team sollte sorgfältig zusammengestellt werden. Für viele Angestellte ist es zwar toll in einem Projekt involviert zu sein um sich profilieren zu können, aber oft macht es einfach keinen Sinn. Projekt-Gruppen mit wenig Leuten sind oft effektiver, weil sich die Leute häufig nicht einig werden, wenn es um Entscheidungen geht. Deshalb ist es wichtig von Anfang an zu planen, wer mit an Bord geholt werden soll und wer überflüssig ist. Bereits in der Planung ist zu erkennen, welches Know-How erforderlich ist und wo diese Resourcen zu bekommen sind. Wer also was mit an den Tisch bringt, kann sitzen bleiben, alle anderen die keine Miete zahlen, sollten aufstehen und auf das nächste Projekt warten. Auch wenn es hart klingt, sollte jeder in der Projekt-Gruppe analysiert werden und dann entschieden werden ob und wie es Sinn macht diese Person in dem Projekt zu involvieren. Für Unternehmen oder Projekt-Manager ist die Team-Zusammenstellung auch eine wichtige Kosten-Frage. Wir müssen unsere Zeit möglichst sinnvoll verwenden und uns überlegen wann, wo und wie wir Know-How an den Tisch kriegen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt sich darüber Gedanken zu machen.

6. Kick-off und Sign-off
Wenn das Ziel definiert ist, Milestones abgesteckt sind, Decision Makers bestimmt sind und das nötige Know-How am Tisch sitzt sollte es zwei weitere Meetings geben. Das erste ist das interne Kick-off Meeting in dem Ziel, Milestones, Verantwortungen und Decision Makers besprochen und festgelegt werden. Nach diesem Meeting hat jeder Projekt-Mitarbeiter eine klare Liste mit den nächsten Arbeitsschritten an denen zu arbeiten ist.
Das zweite Meeting – das Sign-Off Meeting – ist eine Art Protokoll von dem Kick-Off Meeting. Gerade in grösseren Unternehmen ist es wichtig Manager bzw. Abteilungsleiter zu involvieren. Wenn also Resourcen bzw. Arbeitskräfte aus einem bestehenden Team abgezogen werden, dann muss der entsprechende Manager dies erfahren und „abzeichnen“. In dem Sign-Off Meeting werden die einzelnen Schritte dargelegt und jeder Manager & Vorstand hat ein genaues Bild vor Augen, was in den nächsten Tagen und Wochen passieren wird, wie es passieren wird, wer es machen wird und wann es passieren wird. In dem Sign-Off kann auch eine weitere Korrektur der Zielvorgabe erfolgen. Viel wichtiger ist allerdings, dieser Schritt des Sign-Offs, bei der Umsetzung der Ergebnisse.

7. Umsetzung
Viele Projekte starten zunächst gut, mit motivierten Projekt-Mitgliedern, einer halbwegs guten Planung und den richtigen Leuten am Tisch. Am Ende wird dann allerdings doch nichts draus, weil sich die Umstände verändert haben, es zu teuer ist oder zwischendurch zu viele Problem aufgetreten sind. Wer allerdings die oben angesprochenen Regeln befolgt, hat gute Chancen, dass aus dem Projekt etwas wird. Ein gutes Reporting an den Projekt Manager, der dann alle Informationen im Unternehmen an entsprechender Stelle verteilt ist der erste Schritt bei der Umsetzung. Der zweite Schritt beinhaltet die genaue Definition, wie das Ergebnis von der Projekt-Gruppe implementiert werden kann und soll. Kein Projekt ist abgeschlossen, ohne diesen Schritt. Ein Ergebnis alleine ist genauso hilfreich wie Chinesisch-Kenntnisse auf einer verlassenen Insel. Ziel des gesamten Projektes ist es Entscheidungen zu treffen bzw. neue Strukturen, Strategien, Produkte etc zunächst zu erarbeiten und dann ggf. zu implementieren. Da der normale Angestellte aber keine Lust auf neue Sachen hat, muss eine Strategie entwickelt werden, wie man die Projekt-Gruppe auflöst in dem man jeden Angestellten an Bord holt und die Projekt-Ergebnisse umsetzt.

Wer diese einfachen Regeln befolgt, der hat gute Chancen ein erfolgreiches Projekt zu managen. Ob die Projekt in dem Unternehmen wirklich Sinn machen und wie man Leute für neue Projekte motiviert ist dann die nächste Herausforderung. Auch wenn ich in diesem Post immer wieder über grössere Unternehmen geschrieben haben, sind die Ratschläge für Unternehmer bzw. angehende Unternehmer oder Start-Ups genauso wichtig. Gerade am Anfang ist es wichtig bei allen Projekten einen klaren Kopf zu behalten. Auch wenn ein Sign-Off Meeting oder Reporting nicht an einen Manager erfolgen muss, sollte man diese Schritte nicht auslassen und sich (notfalls) selbst einen Report erstellen. Der Blick in den Spiegel bei grösseren Projekten ist extrem wichtig und hilft das unternehmerische Risiko a) zu erkennen; b) zu analysieren und c) anschliessend zu minimieren.

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