Sich selbst frei machen – Email nur noch 1 bis 2 Mal pro Tag checken – oder 1 Mal pro Woche

In der heutigen Zeit nimmt die Email die meiste Zeit in unserem
Büroleben ein. Es ist mittlerweile nicht mehr sehr schwer bis zu 100 (oder mehr) Emails pro Tag zu bekommen. Wir versuchen dann stets alle Emails zu beantworten, in dem Glauben, dass alle Emails stets
beantwortet werden müssen und das jede Email eine sofortige Handlung erfordert. Oft haben wir auch den Gedanken “was du heute kannst besorgen, dass verschiebe nicht auf morgen”. Wir versuchen jede Email möglichst schnell abzuarbeiten und bemerken dabei häufig gar nicht, dass wir nur noch dabei sind, unproduktive Emails zu verfassen bzw. zu beantworten.
Gerade durch Blackberry’s und iPhones etc sind wir ständig dabei “mal eben kurz Emails zu checken” oder diese möglichst schnell zu beantworten.Um die eigene Produktivität wieder zu steigern, ist es daher enorm wichtig die Inbox bzw. den Posteingang korrekt zu behandeln. Leider hat sich dieses zu einer Art Sucht entwickelt. Wir checken den Posteingang, sobald eine neue Email angekommen ist. Dadurch werden Arbeitsprozess unterbrochen und die Konzentration ist häufig verloren.

Wie also können wir die Produktivität wieder erhöhen und wie sollten wir mit der Email-Flutwelle umgehen?
Ich habe festgestellt, dass eine automatische Antwort (wie die Out of Office / Abwesenheitsnotiz) eine enorme Hilfe darstellt. Die automatische Antwort kriegt jeder, der mir eine Email schreibt und jeder weiss sofort Bescheid, wann er mit einer Antwort rechnen kann bzw. dass ich nur 1 – 2 Mal pro Tag meine Emails checke. Dadurch, dass ich das Lesen von Emails gebündelt habe, habe ich 2 entscheidende Vorteile:

  1. Ich habe einen festgelegten Zeitpunkt für eine bestimmte Aufgabe. In dieser Zeit widme ich all meine Konzentration nur dieser Aufgabe. Dies hilft mir meine eigene Disziplin aufzubauen.
  2. Ich kann wesentlich schneller durch die Emails gehen und verwende deutlich weniger Zeit im Alltag mit Emails. Das erhöht meine Produktivität und meine Effizienz.

Allerdings ist es nicht einfach eine “Sucht”, die sich eingebürgert hat, abzulegen. Die Versuchung doch mal eben kurz die Emails bzw. den Posteingang zu checken ist enorm hoch. Deshalb hängt der Erfolg von dieser Massnahme von 2 Faktoren ab:

  1. Die Kollegen, Kunden und Vorgesetzten müssen sich an das neue Email-Management System gewöhnen; und genauso wichtig:
  2. Die eigene Fähigkeit sich an die neuen Email Zeiten zu halten.

Der erste Schritt dabei ist nicht weiter wild. Die folgende Email kann 1:1 übernommen werden oder nach belieben umgeschrieben werden:

“Vielen Dank fuer Ihre Email. Da ich zur Zeit sehr viel zu erledigen habe, werde ich meine Emails nur noch 2 Mal pro Tag um 11Uhr und um 16Uhr überprüfen. Dieses neue Zeitmanagement ermöglicht mir konzentriert und ohne Unterbrechungen meinen Tätigkeiten hier im Hause nachzugehen. Sollte ihre Angelegenheit meine sofortige Aufmerksamkeit benötigen, rufen Sie mich bitte an. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüssen”

Diese automatische Email Antwort signalisiert jedem, dass man beschäftigt ist und das man versucht seiner Arbeit effizienter nachzugehen. Außerdem erfährt jeder, wann er ca. mit einer Antwort rechnen kann.
Der zweite Schritt bedarf ein wenig mehr Eigendisziplin. Allerdings kann das nach eigenem Ermessen gestalten werden. Für die, die auch ohne Emails ein ruhiges Gewissen haben, empfiehlt sich den Posteingang zu schließen und nur noch 1 mal pro Tag zu öffnen. Für die, bei denen das Leben ohne Emails zunächst eine Belastung darstellt, empfiehlt es sich die Emails 2 bis 3 Mal pro Tag zu checken. Ziel sollte es jedoch sein so wenig Zeit wie möglich in der Inbox zu verbringen.

Auch hier gilt natürlich wieder: probieren geht über studieren. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und auch die Wortwahl unterscheidet sich, doch der Tenor von diesem Zeitmanagement Approach kann in jedem Unternehmen verwendet werden. Probiert es aus. Was ist das Schlimmste, das passieren kann?

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